能在关键时刻帮你挽回损失-石墨文档有哪些救命功能

在日常工作中,石墨文档或许是您最熟悉的协作伙伴，它流畅、便捷，让团队沟通如行云流水，在这份平易近人的表象之下，石墨还隐藏着一套强大的“应急响应系统”，这些功能您或许从未留意，甚至希望永远没有机会动用，但一旦遭遇突发状况，它们就是能将您从崩溃边缘拉回来的“救命稻草”。

数据灾难的“时间机器”：版本历史

想象一下这个场景：一份至关重要的项目方案，经过团队数周的打磨，即将提交，就在最终审核时，一位同事不小心执行了“全选+删除”，或者覆盖了整个文档，瞬间，所有人的心血化为乌有，恐慌、沮D丧、互相指责……办公室的空气仿佛凝固。

石墨的「版本历史」功能就是您穿越时空、拯救一切的“时间机器”。

它并非简单的“撤销”功能，而是对文档生命周期的完整记录，每一次编辑，每一个字符的增删，都被系统以时间线的形式精确捕捉，您可以清晰地看到：

当灾难发生时,您只需点击文档右上角的“版本历史”，便能像观看纪录片一样回溯文档的演变过程，找到被删除前的那个“黄金版本”，一键“恢复到此版本”，所有内容便完好如初地回来了，这份从容，足以化解任何数据危机。

失控协作的“紧急刹车”：权限管理与锁定

协作的魅力在于开放,但开放也可能带来风险，一份对外发布的合同，在最终敲定前，任何人不该再改动一字一句，或者，在激烈的讨论中，某位成员的情绪化编辑可能导致文档内容混乱不堪。

这时,您需要拉下“紧急刹车”——「权限管理」与「文档锁定」。

石墨的权限体系非常精细,您可以将成员设置为“评论者”或“查看者”，剥夺其编辑权限，从而在关键时刻稳住局面，但这还不够，当需要彻底冻结文档状态时，「锁定文档」功能便派上用场，一旦锁定，包括所有者在内的任何人都无法再编辑文档，只能查看或评论，这相当于给文档贴上了一个“封条”，确保其在关键节点（如法律审核、最终提交前）的绝对稳定性和权威性，这不仅是技术操作，更是一种危机管理的智慧。

敏感信息的“保险箱”：高级安全设置

当文档中涉及商业机密、财务数据或个人隐私时，信息泄露的后果不堪设想，石墨提供了一系列高级安全设置，为您的敏感信息打造了一个坚不可摧的“保险箱”。

这些功能在平时看似繁琐,但在处理核心机密文件时，它们就是守护企业生命线的最后一道防线。

临场演示的“救生圈”：演示模式与离线访问

您是否经历过这样的窘境：重要客户会议即将开始，却发现演示文件因格式问题无法打开，或网络突然中断，云文档加载不出来，全场瞩目，场面一度十分尴尬。

石墨的「演示模式」和「离线访问」功能，就是您的临场“救生圈”。

石墨文档本身就可以一键转换为精美的演示文稿,无需任何软件转换，更强大的是，您可以提前将文档设置为“离线可用”，这样，即使在没有网络的环境下，也能打开并编辑文档，甚至进行演示，这份“有备无患”的能力，让您在任何突发状况下都能保持专业与镇定，确保重要沟通万无一失。

相关问答FAQs

Q1：如果文档被误操作，但我不知道具体是哪个版本出的问题，在版本历史里如何快速定位？

石墨的版本历史提供了一个非常实用的“高亮模式”，在版本历史列表中，您可以勾选“显示所有修改”或仅显示特定协作者的修改，开启后，系统会用醒目的颜色高亮显示该版本相较于上一版本的所有增删内容，这样，您无需逐字逐句对比，只需浏览高亮部分，就能迅速发现异常的、大量的删除或覆盖操作，从而精准定位到问题发生的时间点，大大提高了恢复效率。

Q2：分享一份包含敏感数据的文档时，如何设置最安全的权限？

为了实现最高级别的安全，建议采用“组合拳”策略：

有哪些事项协作工具推荐？

市面上大大小小的协作工具有很多，小飞项不请自来！

飞项事项协作，是一款集轻量易用与高效于一身的事项管理工具。

01、事项可共享分派，实时同步日程

在职场中，你可能需要记录下很多事项，例如自己的日常工作，需要配合同事完成的工作，上级突然安排的工作。

一般而言，我们会用笔记本，或者日程清单类软件记下当天的工作事项，但这些软件有一点封闭性，它不支持我们邀请同事参与到协作中来。

在飞项，我们可以为自己创建事项，为他人派发或为自己接受事项，为整个团队创建事项。

并且，我们可以将创建的事项分享给协作人，邀请他们加入到协作中，参与实时互动。

补充一点，飞项会根据事项开始时间自动区分轻重缓急，你可以自行对所有自建/接受的派发事项顺序作自由调整。 既让你提高工作效率，还能避免在无关紧要的事情上浪费时间。

无论是自建的事项，别人派发的事项，还是团队协作事项，都会自动进入我们的日程清单中。 所有的事项会以时间轴列表展示，一天的工作任务清晰明了。

最后，飞项具备日程提醒功能，支持在手机、网页、平板等多个终端随时随地查看与提醒，让你不漏掉每一个安排好的日程。

02、事项信息聚集地，协作重点清晰易操作

事项变得越来越复杂，专业跨度逐渐增加，就必然少不了个人与个人之间，甚至是部门与部门之间的协作。

以公司召开发布会为例，品牌部负责宣传文案、短视频拍摄、海报物料等等，但客户邀请往往就需要市场部的协作，产品上架就需要电商部配合。

品牌部想要了解派发给市场部的事项进度，往往只能通过一次又一次的会议得知。

不及时召集开会的话，有可能进入倒计时才发现协作部门delay了一大堆事项。

最后，也只能通过熬夜加班赶进度。

飞项支持给协作人派发事项，协作人可以是微信好友，也可以是已有的飞项协作人。

这也是飞项比其他协作软件较为出色的地方，其他协作软件在初始就得添加组织架构成员，后期基本不支持添加成员，邀请新成员将会受限。

此外创建人可以为派发的事项设置开始时间、截止时间，截止时间提醒有截止时通知、截止前15分钟和截止前1小时三个选择。

派发事项创建成功后，该事项会自动进入协作人的日程清单中，同时也会归纳在创建人的日程清单-非我执行部分。

现在各种工作都喜欢拉微信群，比如客户群、同事群、项目群......再加上各种同学群、亲人群，真的是”群不胜数“。

群多了，烦恼自然就来了。 每天起来99+条信息提醒，而且响个不停。 屏蔽工作群，已经成了职场人心照不宣的秘密了~

而在飞项进行事项协作，不需要单独拉群，有任何疑问都可以在该事项对话页面进行沟通。

如此一来，既免去了许多不必要的催交，对事项的完成进度也能一目了然；而且一旦发现工作进度滞后了，还方便我们及时跟进。

有意思的是，我们可以对沟通内容标记重点，方便新加入的协作人快速了解本次事项的重点，从而有效开展工作。

03、协作小工具，工作效率秒翻倍

飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在事项中开展会议预约、时间征集、待办创建和发布公告。

很多时候，一个事项的开展往往需要开多个小会议商讨、头脑风暴等。 会议召集人一般会在微信群/QQ群通知参会人，为了避免有人漏看会议通知，通常还得逐一私聊参会人。

而利用飞项的会议预约功能，就免去了不少麻烦。

在该事项下新建预约会议，会议消息即时通知参会人，对方会立马在飞项的动态窗口中收到会议名称、议程、时间和地点等会议消息。

通过动态窗口，参会人可以直接点击参加会议，该会议自动进入参会人的日程清单，省事又高效！

会议结束后，对于会议明确要求了具体人员工作、部门分工等，我们可以通过飞项的创建待办功能，将相关事项派发给不同的协作人。

事项过程中，有任何信息都可以通过公告发布，告知所有协作人。

从事项的创建、开展、沟通、到会议的预约、时间的征集、再到待办事项和公告下发，所有这一切都可以在飞项上高效完成。

04、飞项笔记，让知识沉淀

小飞项之前看过一段话，感触颇深：

“前期你只管去写，只需要有一个保存的地方，所写全部扔进去就行，记住一点，系统这二字，不是一开始就去做的，而是做着做着后面就自然而然的系统了”

虽说我们前期不需要对笔记进行系统化管理，但是当我们看完一篇文章，突然产生灵感时，通常会随手记在笔记本上、手机上，或者电脑上。

知识散乱在各个地方，过后往往只能堆落在角落里积满灰尘，不能为我们所用。

飞项的笔记功能支持在小程序、app和PC端打开。

在飞项上，你可以保存你想看的，你可以记录下你的想法、灵感，你可以分享你所思考的。

你可以统一管理自己的碎片化知识，建立自己的知识体系。

你还可以将笔记关联事项，既能更详细的交代事项的背景，还能为事项的解决提供多一点思路。

05、工作文档，有条有理

有人统计，很多上班族每周30%的时间是花在找资料上。

回想一下，我们在工作中需要经手的工具有：QQ、微信、邮箱、OA、钉钉...重要的文件资料淹没在大量的聊天记录、往来邮件中。 需要时，仿佛大海捞针。

最可怕的是，微信文件转眼就过期，关键时刻要用却发现打不开了？！最后还要问遍整个团队才能找到，甚至都找不到。

飞项可以说是管理事项文件的神器。 其一，你可以通过导入微信文件，将文件存放在飞项文档中；其二，在事项中上传过的文件，都自动保存到相对应的事项文件库，同时还会同步保存到飞项文档中。

也就是说，大部分事项只需丢一个飞项就能轻松搞定。

让工作轻松、高效一点，很有必要！

如果你也被繁重的工作任务包围，建议你试用一下飞项。